Aspects organisationnels

Ce chapitre vous guidera pour les principaux aspects pratiques de l'organisation d'un événement de formation. Bien sûr, ce dont vous aurez besoin et ce que vous utiliserez dépendra du type d'événement que vous organisez ! La liste de contrôle proposée doit donc être ajustée en fonction. Nous vous proposons des informations sur les étapes de préparation et les tâches organisationnelles indispensables. Cela vous fournira non seulement de précieuses bases pour l'organisation d'événements, mais vous rassurera lors de la préparation de votre formation. Notez bien que la plupart des documents cités dans ce chapitre ainsi que dans l'ensemble du manuel sont axés sur la formation dans le cadre d'ateliers pratiques. Le lancement d'un événement de type différent peut nécessiter des choix différents de ceux qui suivent.

Les bases de l'organisation d'un événement de formation

Format

Décider du type d'événement que vous souhaitez coordonner est la première étape délicate. Voici quelques points à prendre en compte:

• Format de la formation : atelier en présentiel, séminaire, conférence, formation en ligne ou un mélange de présentiel et en cours en ligne ?

• La formation sera-t-elle plutôt participative, formelle, en autonomie ?

• L'événement peut-il être intégré dans des programmes existants ?

• Devez-vous inviter des experts externes ? Quelles sont les contraintes pour cela (par exemple, le financement) ?

• La formation est-elle une obligation, ou un événement auquel les personnes ont choisi de participer ?

• Les participants recevront-ils une forme quelconque de validation ou de certificat de formation?

• De quel type de lieu avez-vous besoin ?

Pour les premiers conseils sur les divers types de formation possibles et leurs caractéristiques, veuillez consulter le tableau ci-dessous.

Public cible, intervenants invités et partenaires

Avant de vous engager dans l'organisation de l'événement, assurez-vous d'avoir bien défini votre public cible et d'être conscient de ses besoins réels. Prenez bien en compte votre public, sa taille et le nombre ou les champs de compétences des formateurs (invités).

Collaborer avec les autres

Certains modes de formation nécessitent plus d'un intervenant. Essayez d'obtenir le soutien de collègues ou d'unités de service de votre établissement. Identifiez le soutien institutionnel possible (par exemple, financement, salle(s), temps de travail) et contactez les décideurs pour leur demander cette aide. Par exemple, vous pouvez demander de l'aide pour l'inscription des participants, contacter le service d'imprimerie ou le service de communication pour la promotion de l'événement. Assurez-vous que tous les bénévoles sont suffisamment informés de toutes les activités et connaissent les objectifs et les aspects pratiques de l'événement. Faites-leur prendre conscience de l'importance d'encourager la participation des participants. Vous pouvez également sous-traiter certaines tâches, si le budget le permet.

Envisagez de vous associer à d'autres services de votre établissement ou à d'autres établissements locaux pour mettre en commun les ressources et augmenter l'impact / collaborer avec d'autres projets ou programmes. Ce sont des points clés à maîtriser avant de vous lancer ou d'annoncer un événement. La résolution de ces problèmes facilitera le déroulement de la formation pour vous et vos participants. Envisagez également d'intégrer la formation dans une conférence reconnue ou un événement local ou international.

Identifiez d'autres formateurs, experts / conférenciers invités qui pourraient contribuer à l'événement. Idéalement, il s'agira d'autres défenseurs de la science ouverte au sein de l'institution ou d'autre événements locaux, mais vous devrez peut-être trouver des formateurs non locaux appropriés (qui peuvent avoir besoin d'un soutien financier pour leurs frais de voyage). Travaillez à regrouper une diversité de profils (voir Représentation ci-dessous). Selon The Carpentries, un atelier de 40 personnes nécessite au moins deux formateurs (et peut-être même un troisième) qui alternent entre présentations orales et soutien aux apprenants, y compris également un assistant pour 5 participants chargé de veiller en permanence à anticiper tout problème.

Représentativité

Garantir un environnement inclusif est important pour toute formation réussie. Assurez-vous que chaque composante de votre programme comprend un éventail d'expériences personnelles. Votre équipe d'organisation, vos conférenciers et vos formateurs doivent inclure une multitude de genres, de disciplines, d'origines ethnique et de région géographiques diverses (si vous avez l'intention d'ouvrir votre événement à des participants non locaux).

Invitez des formateurs et des conférenciers de groupes rarement représentés. Assurez-vous de discuter avec eux de leurs objectifs et de leurs besoins spécifiques et veillez à les inclure dès la planification de l'événement. Pour en savoir plus sur les formateurs, reportez-vous au chapitre Apprentissage et Formation » rubrique Expectations about a trainer Attentes liées au Formateur. Veillez à ce qu'une partie des places des participants soit réservée aux participants de toutes origines ethniques, d'identités de genre, de disciplines et de régions géographiques (voir ][Engagement inclusif]. Pour en savoir plus sur la façon de rendre votre atelier inclusif et accueillant, consultez la Liste de contrôle en planification de conférence de SPARC

Lieu de la formation

Avant d'organiser un événement de formation en présentiel, prenez en compte plusieurs éléments liés à l'accès au lieu. Cela vous aidera certainement à réduire plusieurs obstacles :

Le lieu doit être facilement accessible aux participants. Le site devrait avoir un accès par ascenseur, des entrées et des rampes accessibles ainsi que des panneaux lisibles et clairs. Vérifiez que le lieu est facilement accessible par les transports en commun ou en voiture (places de parking) et qu'il n'est pas trop éloigné des gares ou de l'aéroport. Pour une liste de contrôle de ce qui rend un atelier accessible, voir la Boîte à Outils pour l'Organisation de Réunions accessibles de l'Association du Barreau Américain et la Liste de contrôle en planification de conférence de SPARC Trouvez un endroit où accueillir vos participants et un endroit où ils puissent se déplacer et se rencontrer. Un espace séparé pour la restauration devrait être disponible. Vérifiez également que le lieu propose une salle de maternité, une salle de prière et des toilettes non genrées.

La salle de formation doit être suffisamment équipée (voir équipements et supports). Elle doit disposer d'un accès wifi et d'un câblage électrique suffisant pour chaque participant (éventuellement via des multiprises et /ou rallonges). Vérifiez si le mobilier peut être réorganisé afin de répondre à vos besoins. L'intervenant aura besoin d'une table haute (ou pouvant être surélevée) pour se tenir debout et d'un microphone (pour l'enregistrement et/ou l'accessibilité). Un microphone supplémentaire pour les questions des participants facilite l'accessibilité.

Durée et Horaire

La durée de l'événement dépend du contenu et du niveau de la formation. Vous devriez avoir une estimation du temps nécessaire pour chaque composante du programme. Assurez-vous de définir un ordre du jour ou un calendrier, y compris des moments informels et des présentations. Prévoyez suffisamment de temps pour le déjeuner et les pauses café. Soyez raisonnable avec vos heures de début et de fin (voir le chapitre ]Démarrer la formation].

Avant de planifier votre événement, pensez aux obstacles qui pourraient empêcher ou au contraire, inciter les gens à participer et essayez de choisir une heure et une date convenables pour l'événement. Assurez-vous d'éviter tout conflit avec des jours fériés, des fêtes religieuses ou des événements similaires. Si votre événement est organisé dans une université, gardez à l'esprit les horaires des cours. Pensez à organiser votre session de formation avec une conférence ou une réunion plus importante afin d'attirer plus d'attention, d'augmenter la participation et d'avoir plus de chance d'amener n'importe quel conférencier participant à un autre événement. Un atelier adapté aux familles évitera les cours en soirée et les week-ends, fournira des services de garde d'enfants ou des parrainages de garderie et prévoira des zones pour les mères qui allaitent.

Budget

Il se peut que vous ayez besoin d'une contribution financière pour vous aider à organiser votre événement, pour financer des postes comme le lieu (si l'institution hôte ne peut pas ou ne veut pas le fournir gratuitement), une aide au déplacement pour les formateurs / les experts non locaux, des rafraîchissements, du matériel (par exemple, les badges, clés USB) et la décoration. La plupart des types de formation nécessiteront au minimum un peu d'argent pour le matériel et l'équipement. N'oubliez pas non plus que les coûts liés aux ressources humaines sont souvent les plus importants associés à la gestion d'un événement. Il convient d'identifier le temps nécessaire au personnel pour préparer le matériel et le contenu qui ne sont souvent pas prévus au budget. Ces coûts peuvent être le poste principal de dépense et doivent être couverts, si ce n'est pas encore le cas, il faut s'assurer de trouver un financement additionnel.

Envisagez différentes façons de créer un budget pour votre formation. Si possible, demandez des fonds à votre institution. Sinon, vous devrez peut-être facturer des frais aux participants ou rechercher des bourses et d'autres modes de financement.

Frais d'inscription

La collecte et la gestion de fonds ou de frais d'inscription peuvent s'avérer délicates. Si vous prévoyez de le faire, envisagez d'utiliser un service d'inscription en ligne existant (par exemple, Eventbrite, Event Smart) ou les services de conférence de votre institution. Bien que tout coût ait une incidence sur l'accessibilité de l'événement, le fait de facturer des frais d'inscription nominaux (par exemple, 20 à 40$ ou 15 à 30 €) encourage ceux qui s'inscrivent à participer réellement - Software Carpentry a même constaté une réduction des non-présentations, passant de presque un tiers à environ 5%. (Wilson 2016).

Si vous prévoyez de facturer des frais de quelque nature que ce soit, il est bon de clarifier avec l'équipe financière de votre institution, la meilleure façon de gérer la question. Dans certains cas, le temps ou les efforts nécessaires pour mettre en place ces différents points peuvent l'emporter sur la valeur de la facturation - en particulier si vous ne facturez que des frais nominaux. Votre institution aura probablement des procédures financières et des codes budgétaires spécifiques devant être utilisés, alors parlez-en dès le début du projet pour voir quelle est la meilleure approche. Cela est vrai même lorsque vous utilisez des services externes tels que Eventbrite (vous aurez besoin d'un centre budgétaire institutionnel pour permettre aux revenus d'entrer dans votre institution).

Si vous facturez des frais d'inscription, prévoyez une dispense possible sur demande pour les personnes qui ne seraient pas en mesure de payer ou d'obtenir une bourse. L'attribution de bourses devrait être priorisée pour les groupes qui rencontrent le plus d'obstacles à l'autofinancement.

Financement

Vous pouvez obtenir des financements de différentes sources : l'institution hôte, des sponsors externes comme les entreprises, des fonds budgétés sur les subventions du corps enseignant, des bourses de chercheurs, ou par le biais des frais d'inscription. Vérifiez s'il existe des sources internes de financement ou des organisations locales pertinentes pouvant parrainer votre événement. Si vous avez trouvé un partenaire potentiel, vérifiez les conditions de financement. Cela peut inclure de la publicité sur le site Web de votre événement ou lors de l'événement lui-même.

Envisagez différents niveaux de parrainage (bronze, argent, or) en cas d'événements plus importants. Vous pouvez également rechercher d'autres projets ou programmes avec lesquels partager l'organisation et les coûts.

Tâches organisationnelles

Équipement & Médias

Planification à long terme

Voici quelques questions à se poser au préalable :

Les participants auront-ils besoin d'un accès au wifi ? Assurez-vous que toutes les problématiques d'accès soient traitées bien en amont (par exemple en transmettant les codes d'accès aux invités). Vérifiez si le lieu d'accueil comporte assez de prises. Vérifiez avec le propriétaire du lieu la possibilité de bénéficier d'une assistance technique. Si vous avez prévu d'enregistrer la séance, assurez-vous de disposer d'un équipement conforme et opérationnel. Les participants doivent être au courant que l'événement est filmé et auront au préalable consenti à l'utilisation de leur image.

Pensez aux autorisations qui seront nécessaires pour l'exploitation des résultats : quelle licence CC allez-vous appliquer aux photos, vidéos et aux supports de formation ? Est-ce que les auteurs ont bien validé le choix ?

Peu de temps avant l'événement

S'assurer que tous les équipements médias, matériels sont tous opérationnels, peut éviter les imprévus embarrassant pendant votre formation. Assurez-vous que votre ordinateur portable ou la machine sur laquelle vous travaillerez est compatible avec la technologie multimédia du lieu d'accueil. Demandez aux intervenants de vous transmettre leur présentation afin de les stocker ensemble sur un seul portable. Ce sera plus facile de passer d'un intervenant à l'autre. Pensez à apporter des adaptateurs et rallonges qui pourraient être utiles.

Vérifiez la puissance du wifi et le fonctionnement des prises de courant, du micro et du vidéoprojecteur ainsi que la compatibilité de vos formats de fichiers avec les différents équipements. Assurez-vous d'avoir un numéro d'urgence en cas de problème technique.

Pensez à imprimer au préalable tous les documents à distribuer en quantité suffisante. Si vous envisagez de distribuer plusieurs documents imprimés, pensez peut-être à fournir des chemises cartonnées ou des classeurs pour que les participants puissent organiser leurs documents. Vous pouvez tout simplement mettre à disposition toutes les ressources en ligne sur le site dédié à votre événement.

Proposer différents supports de communication peut favoriser l'engagement du public à travers différents modes d'apprentissage. Il vous faudra préparer chaque outil pédagogique à l'avance (tableaux, exercices pratiques, jeux). N'oubliez pas d'apporter blocs-notes, post-it, stylos, punaises. Si les participants ont besoin d'autres supports informatiques, assurez-vous que tout soit bien préparé en amont.

Pendant l'événement

Si vous avez un problème technique, pas de panique ! Contactez l'assistance informatique et expliquez le problème à votre public. La majorité des gens sont compréhensifs. Vous aurez sans doute l'impression d'avoir attendu une éternité pour résoudre le problème mais au final ce ne seront que quelques minutes de perdues. Si l'équipement ne fonctionne plus, travaillez "hors ligne" avec des tableaux par exemple. Si votre présentation repose principalement sur les équipements multimédias, que l'effectif de votre groupe de participants est réduit, vous pouvez suggérer de reprogrammer la séance.

Marketing et stratégie publicitaire

Bien en amont de l'événement

Développer une stratégie marketing et de communication est fondamental pour attirer la participation et vous permettra de développer et d'affiner votre message.

Quel intitulé allez-vous donner à votre formation? Réfléchissez au cadrage et au message. A quelles valeurs communes souhaitez-vous faire appel ? Par exemple, allez-vous diriger un atelier "Accès Libre" ou un atelier "Comment être publié" ? Comment allez-vous attirer les personnes dans la salle ? Souvenez-vous, la formation n'est pas unidirectionnelle. Vous pouvez l'encourager en la structurant comme une opportunité de réseautage. Vous pouvez par exemple trouver des partenaires dans les écoles doctorales, les masters, les services de formation des équipes support, le centre de valorisation de la recherche etc.

Envisagez un mode de communication numérique et non numérique. Utilisez des listes de diffusion institutionnelles ainsi que les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Blog) ; Avez-vous prévu des profils dédiés sur les réseaux sociaux ? Quels contenus allez-vous partager sur les réseaux sociaux ? Pensez à des illustrations et logos pertinents. Ce sera essentiel si vous souhaitez organiser plus d'un événement. Si l'événement est organisé avec l'aide de sponsors ou en coordination avec des partenaires privés ou institutionnels [(par exemple, la bibliothèque, un collège / un département particulier)], vous souhaiterez sans doute ou aurez besoin d'utiliser les profils de l'institution. Cela veut dire qu'il faudra que quelqu'un d'autre poste les supports, gardez cela à l'esprit. Plusieurs de ces recommandations nécessiteront sans doute des validations hiérarchiques et peut-être aussi un soutien budgétaire supplémentaire. Commencez donc à examiner ces différentes options dès que possible.

Cherchez si vous pouvez afficher des flyers ou des posters au sein de votre institution. Allez-vous créer un poster ? Quel type de logos, images, texte et informations doivent y figurer ?

Assurez-vous de communiquer clairement sur les objectifs pré-définis (compétences et connaissances). Demandez à des organisations expertes de vous aider pour la publicité. Contactez les médias pertinents, rédigez un communiqué de presse. Pensez à utiliser les réseaux de communication existants : par exemple informez les bibliothécaires de la spécialité pour qu'ils assurent la promotion de l'événement auprès de leurs communautés académiques.

Peu de temps avant l'événement

Envoyez un rappel de l'événement sur les réseaux sociaux et via les listes de diffusion. [Mettez des panneaux de signalisation pour que vos participants trouvent la salle.]

Pendant l'événement

Publiez des photos et courtes vidéos de l'événement sur le site internet dédié et sur les réseaux sociaux. Informez les participants du hashtag de l'événement et incitez-les à envoyer au moins un tweet ou un message pendant la formation.

Collectez les motifs de participation pour construire l'argumentaire publicitaire de vos futurs événements.

Inscription

Bien en amont de l'événement

Organisez les inscriptions en utilisant un service comme Eventbrite ou Even Smart (lesquels sont gratuits pour les événements gratuits, mais peuvent comporter des frais si votre événement prélève des frais d'inscription), ou un outil comme Google Forms pour recueillir les informations principales sur vos participants.

Pour les petits événements vous pouvez aussi gérer les inscriptions courrier électronique. Mais n'oubliez pas d'envoyer une confirmation aux participants suite à leur inscription, ainsi qu'un rappel à l'approche de la date de l'événement.

Pensez au montant des frais d'inscription que vous souhaitez ou devez faire payer (Voir Budget). Les étudiants peuvent-ils obtenir des crédits en participant à l'événement ? Faut-il envisager un certificat de formation (Voir Certification et présence) ?

Soyez prudents et transparents sur les informations collectées concernant les participants. Si vous devez demander des informations telles que le genre, l'âge ou la nationalité, ne présumez pas qu'elles vous seront délivrées aussi facilement que vous le pensez -- laissez toujours l'option de laisser le champ en blanc. Enfin, ne faites pas de distinction entre "Madame" et "Mademoiselle".

Vous pouvez faire un rapide sondage pour savoir ce que les participants connaissent déjà du sujet (connaissances préalables). Cela peut vous aider à préparer vos supports de formation.

D'autre part, soyez clairs sur les données qui seront partagées ou conservées et expliquez pourquoi.

Toujours offrir la possibilité aux participants de se désister et conservez toutes les informations personnelles dans une archive sécurisée.

Envisagez de créer une liste de participants intéressés par une newsletter et/ou dans l'optique de garder le contact, mais soyez bien informé de la législation sur la protection des données personnelles (Règlement UE 2016/679 RGPD).

Peu avant l'événement

Selon la taille de votre public, prévoyez un bureau d'accueil séparé tenu par un personnel disposant de toutes les informations nécessaires, dont la liste des participants et chargé aussi de la distribution des badges, la gestion des listes d'émargements et la remise des attestations de présence.

Si vous ne disposez pas d'un bureau d'accueil séparé, préparez une fiche repère contenant toutes les informations utiles à garder à portée de main (transports publics, numéros d'urgence, demandes d'attestations, consignes de sécurité pendant l'événement, etc).

Pendant l'événement

Avez-vous le consentement de tous les participants pour la réutilisation / le partage de leurs données de contact, la prise et la publication de photos ? Tous les participants ont-ils signé la feuille d'émargement ?

Communication

Bien en amont de l'événement

Préparez et envoyez les invitations officielles aux participants, invités ainsi qu'aux conférenciers.

Créez un site internet dédié à l'événement de formation, en utilisant des pages GitHub ou un site institutionnel. (Lien vers des exemples/modèles)

Assurez-vous que l'ensemble des ressources clés soient visible et accessibles, si besoin.

Si vous souhaitez que les participants viennent avec leurs propres résultats de recherche (articles, code, données) pour les exercices, informez-les bien à l'avance pour qu'ils aient largement le temps de se préparer. (Proposez l'utilisation de leur données comme une option)

Peu avant l'événement

Communiquez à l'avance les consignes à votre public.

• Dîtes-leur s'ils doivent apporter leur ordinateur portable ou tout autre outil de travail.

• Assurez-vous de les informer bien à l'avance de tous prérequis concernant les logiciels ou leurs compétences en programmation.

• Fournissez des supports de lecture contextuelle de base, afin qu'ils aient une connaissance minimale du sujet.

Si possible, envoyez un courriel de rappel à vos participants un jour ou deux avant l'événement. Cela peut ne pas être nécessaire si vous utilisez sur un service d'inscription dédié).

Rappelez aux gens les informations sur l'accès et l'accessibilité au lieu de la manifestation. Envoyez des instructions détaillées sur les possibilités de stationnement et de transport en commun.

Pendant l'événement

Consacrez un peu de temps à un rangement rapide au début de votre événement. Notez les hashtags et les mots de passe Wifi.

Restauration

Bien en amont de l'événement

Quels rafraîchissements devrez-vous fournir? Les participants doivent-ils apporter leurs propres rafraîchissements ? Si vous fournissez des rafraîchissements, il vous faudra peut-être obtenir un financement ou faire payer des frais d'inscription.

Le cas échéant, vous pouvez demander à l'avance, lors de l'inscription, les exigences alimentaires de chacun - mais soyez conscient que cela risque de vous compliquer la tâche. Parfois, il est préférable de demander au traiteur de fournir suffisamment d'options variées (repas végétarien, végétalien, sans gluten, etc.) et ajoutez un champ libre dans vos formulaires d'inscription afin que les participants puissent exprimer leurs demandes spécifiques, si nécessaire (par exemple, intolérances et allergies).

Peu avant l'événement

Vérifiez les lieux et informez le traiteur du lieu et de la date de livraison des boissons et repas.

Pendant l'événement

Assurez-vous d'avoir les coordonnées du traiteur si celui-ci ne se présente pas, s'il ne livre pas la bonne commande ou s'il a oublié quelque chose.

Code de conduite

Bien en amont de la manifestation

Pour vous assurer d'organiser un atelier sympathique, inclusif et respectueux des formateurs et des participants, repérez ou rédigez un Code de conduite solide pour votre manifestation. Assurez-vous de communiquer ce code de conduite à tous, bien à l'avance. Nous recommandons de le mettre bien en évidence sur le site internet de la manifestation (voir tâche 2) et de l'afficher sur place. Demandez aux participants de lire et d'accepter le code de conduite au moment de s'enregistrer pour l'atelier. Le code de conduite doit préciser clairement les conséquences de sa violation (par exemple, l'expulsion de l'atelier). Assurez-vous que le processus de signalement des violations soit clairement présenté avant et pendant la manifestation, et qu'au-moins un organisateur désigné soit identifié comme point de contact et facilement accessible pour recevoir les rapports de violation du code de conduite. Voici quelques exemples que vous pourrez réutiliser ou adapter :

• The Mozilla Science Lab Code of Conduct

• Contributor Covenant Code of Conduct

• FORCE2017 Conference Code of Conduct

• The Carpentries Code of Conduct

• Mozilla Science Lab: Getting Started with Codes of Conduct

Peu avant la manifestation

Assurez-vous que le code de conduite est bien visible et accessible sur le site internet de l'événement (s'il existe). Si votre manifestation ne possède pas ou ne nécessite pas de site internet, imprimez le code de conduite et distribuez-le aux participants.

Pendant la manifestation

Assurez-vous que les participants disposent d'un endroit sûr pour signaler tout manquement au Code de conduite. Faites connaître les sanctions et allez jusqu'au bout de l'application du code si un manquement se produit.

Attestation de présence

Bien en amont de la manifestation

Préparez un modèle et identifiez la personne qui enregistrera les participants ou gérera le processus d'enregistrement des participants.

Peu avant la manifestation

Préparez une attestation de présence générique comportant les logos de l'organisateur et les informations sur la manifestation, qui pourra être distribuée par voie électronique sur demande.

Pendant la manifestation

Demandez aux participants s'ils ont besoin d'une attestation de présence.

Si une feuille d'émargement est nécessaire, contrôlez la présence pendant la journée, ou demandez aux participants de signer à l'enregistrement.

Signalisation

Bien en amont de la manifestation

Vérifiez le lieu de la manifestation et déterminez les endroits qui devront être signalés par des panneaux pour aider les participants à trouver facilement la salle.

Juste avant la manifestation

Concevez, imprimez, placez les panneaux et laissez toutes les informations utiles à la table d'accueil.

Pendant la manifestation

Retirez tous les panneaux à la fin de la manifestation.

Réseaux sociaux et notes

Bien en amont de la manifestation

Programmez vos activités sur les réseaux sociaux, demandez à des collègues d'autres départements et/ou d'une organisation partenaire de vous aider à partager l'information.

Juste avant la manifestation

Préparez les documents pour la prise de notes (par ex Google Docs public ou Etherpad). Annonces l'événement sur les réseaux sociaux.

Pendant l'événement

Demandez à vos participants s'ils sont d'accord pour être filmés, photographiés et présentés sur les médias sociaux. Si vous avez un public nombreux, vous pouvez envisager de remettre des autocollants pour identifier ceux qui ne souhaitent pas que leur image soit utilisée.

Affectez des personnes à la prise de notes et désignez un/des responsable(s) pour les réseaux sociaux. Si possible, alternez fréquemment les rôles pour éviter le relâchement et la baisse d'attention.

Clôture de la manifestation

Lieu

Assurez-vous de laisser le lieu de la manifestation rangé et propre, sauf si l'accord que vous avez obtenu ne le prévoit pas.

Bilan

Faites un bilan oral avec les autres formateurs/orateurs pour auto-évaluer le déroulement de la manifestation.

Évaluation

Envoyez un questionnaire d'évaluation aux participants après la formation (voir Training evaluation) ou distribuez un questionnaire pendant la manifestation et assurez-vous que les participants le remettent à la fin.

Lisez et comptez les questions dans le questionnaire. Faites votre auto-évaluation.

Diffusion

Chargez tout le matériel utilisé pendant la manifestation (présentations, documents) s'il n'était pas disponible à l'avance. Assurez-vous d'attribuer des licences ouvertes si cela est possible, et vérifiez que les participants ne sont pas identifiables (par ex. dans un document de notes).

Rédigez un rapport pour votre financeur ou votre institution, et si nécessaire rendez-le public (par ex. via un blog, twitter ou un site internet).

Liste de contrôle

Lieux

Références

• Christodolou et al. (2014). How to conduct a successful workshop: The trainee’s perspective (Arab Journal of Urology), 12(1), 12-14. doi.org/10.1016/j.aju.2013.08.004

• Commission on Disability Rights of American Bar Association (2016). Planning Accessible Meetings and Events. A toolkit. PDF

• Pavelin et al. (2014). Ten simple rules for running interactive workshops, PLOS Biology. doi.org/10.1371/journal.pcbi.1003485

• SPARC (n.y.). Diversity, Equity, and Inclusion. Conference Planning Checklist. sparcopen.github.io

• Wilson G. Software Carpentry: lessons learned [version 2; referees: 3 approved]. F1000Research. 2016;3:62. doi.org/10.12688/f1000research.3-6e 2.v2

Sources d'inspiration

• International Council on Archives (2010). Organising training workshops and seminars: Guidelines for professional association. PDF

• Software Carpentry. Workshop Operations. software-carpentry.org

• Software Carpentry. Teaching and Hosting. Admin Checklist. software-carpentry.org

• Wikihow. Conduct a Workshop. wikihow.com