Open-Science-TrainingHandbook_EL

This will be the Greek version of the handbook.

View the Project on GitHub Open-Science-Training-Handbook/Open-Science-TrainingHandbook_EL

Οργανωτικά ζητήματα

Σε αυτό το κεφάλαιο θα δεις τα βασικά πρακτικά ζητήματα της οργάνωσης μιας επιμορφωτικής εκδήλωσης. Βέβαια, αυτό που χρειάζεσαι και θα χρησιμοποιήσεις θα εξαρτηθεί από τον τύπο την εκδήλωσης που θα οργανώσεις! Ο κατάλογος των σημείων που πρέπει να ελεγχθούν πρέπει να είναι κατάλληλα προσαρμοσμένος. Θα λάβεις πληροφορίες για τα βήματα προετοιμασίας και τις απαραίτητες εργασίες οργάνωσης. Αυτό θα σε εφοδιάσει όχι μόνο με πολύτιμη γνώση για την οργάνωση εκδηλώσεων, αλλά και θα σου δώσει σιγουριά καθώς θα ετοιμάζεις την επιμόρφωση. Λάβε υπόψη σου ότι το περισσότερο υλικό σε αυτό το κεφάλαιο, καθώς και όλο το εγχειρίδιο, επικεντρώνεται σε επιμόρφωση σχετικά με πρακτικά εργαστήρια. Η διεξαγωγή μιας διαφορετικού τύπου εκδήλωσης μπορεί να απαιτεί διαφορετικές αποφάσεις από τις υποδείξεις που ακολουθούν.

Τα βασικά της εκδήλωσης επιμόρφωσης

Μορφή

Το πρώτο σημαντικό βήμα σε ασκήσεις επιμόρφωσης είναι να αποφασίσεις τι τύπο εκδήλωσης θέλεις να συντονίσεις. Παραθέτουμε μερικά σημεία που πρέπει να λάβεις υπόψη σου:

Για να σου δώσουμε μία αρχική καθοδήγηση σχετικά με πιθανές μορφές επιμόρφωσης και τα χαρακτηριστικά τους, βλέπε τον παρακάτω πίνακα για υποδείξεις.

ΤΥΠΟΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ
Ζωντανά εργαστήρια Μάθημα/ class Διάλεξη Διαδικτυακή επιμόρφωση
Μέγεθος ακροατηρίου
λιγότερες από 20 x x x x
λιγότερες από 40 x x x
περισσότερες από 40 x x
Χρηματοδότηση
καμία x x
μικρή x x x x
μεγάληd x x
Χρόνος
λιγότερο από ½ ημέρα x x x x
½ - 1 ημέρα x
1- 4 ημέρες x x
περισσότερο από 4 ημέρες x (σειρά) x (σειρά)
Επίπεδο επιμόρφωσης
Εισαγωγικό x x
Ενημερωτικό x x x
Ενδιάμεσο x x x
Προχωρημένο x x x x

Ακροατήριο, προσκεκλημένες ομιλήτριες και συνεργάτριες

Πριν δεσμευτείς για μια εκδήλωση σιγουρέψου ότι έχεις προσδιορίσει το ακροατήριο στο οποίο απευθύνεσαι και ότι γνωρίζεις τις ανάγκες του. Σκέψου το ακροατήριο σου, το μέγεθός του και τον αριθμό ή τον τομέα ειδικότητας των (προσκεκλημένων) εκπαιδευτριών. [Βλέπε στο κεφάλαιο Για τη μάθηση και την επιμόρφωση: Στοχευμένα ακροατήρια]

Συνεργασία με άλλους

Μερικοί τύποι επιμόρφωσης απαιτούν περισσότερες από μία εκπαιδεύτρια. Προσπάθησε να πάρεις υποστήριξη από συναδέλφους ή μονάδες υποστήριξης του φορέα. Προσδιόρισε την υποστήριξη από τον φορέα (π.χ. χρηματοδότηση, αίθουσα(ες), χρόνο απασχόλησης) και απευθύνσου σε άτομα που λαμβάνουν αποφάσεις για να ζητήσεις αυτά τα πράγματα – για παράδειγμα, θα μπορούσες να ζητήσεις βοήθεια στις εγγραφές, ή να επικοινωνήσεις με την υπηρεσία εκτυπώσεων ή το τμήμα επικοινωνίας για την προώθηση. Βεβαιώσου ότι όλες οι εθελόντριες είναι ενημερωμένες επαρκώς για όλες τις δραστηριότητες και γνωρίζουν ποιοι είναι οι στόχοι και η πρακτικότητα της εκδήλωσης. Ενημέρωσε τες ότι είναι σημαντικό να ενθαρρύνουν την συμμετοχή. Μπορείς επίσης να αναθέσεις κάποιες εργασίες σε εξωτερικούς συνεργάτες, εάν ο προϋπολογισμός σου το επιτρέπει.

Σκέψου τη συνεργασία με άλλα τμήματα στο ίδρυμά σου ή άλλους τοπικούς φορείς για να συγκεντρώσεις πόρους και να αυξήσεις τον αντίκτυπο/συνεργασία με άλλα έργα ή προγράμματα. Αυτά είναι τα βασικά σημεία για να επεξεργαστείς πριν δεσμευτείς ή ανακοινώσεις μία εκδήλωση. Λύνοντάς τα θα βοηθήσει την επιμόρφωση να κυλήσει ομαλά για εσένα και τους συμμετέχοντες σου. Σκέψου επίσης να ενσωματώσεις την επιμόρφωση σε ένα αναγνωρισμένο συνέδριο ή τοπική/διεθνή εκδήλωση.

Προσδιόρισε άλλες εκπαιδεύτριες ή ειδικές/προσκεκλημένες ομιλήτριες που θα μπορούσαν να βοηθήσουν στην εκδήλωση. Ιδανικά θα είναι και αυτές συνήγοροι της Ανοικτής Επιστήμης στο ίδρυμα ή τοπικά στην εκδήλωση , αλλά μπορεί να χρειαστεί να εντοπίσεις κατάλληλες μη τοπικές εκπαιδεύτριες (οι οποίες μπορεί να χρειαστούν οικονομική υποστήριξη για να ταξιδέψουν). Δούλεψε ώστε να έχεις ποικιλία στην παρουσίαση (βλέπε παρακάτω Παρουσίαση). Σύμφωνα με το The Carpentries, ένα εργαστήριο με 40 άτομα χρειάζεται τουλάχιστον δύο εκπαιδεύτριες (και πιθανόν μία τρίτη) που θα εναλλάσσονται μεταξύ ομιλιών και υποστήριξης των μαθητευόμενων, συμπεριλαμβανομένης μίας βοηθού ανά 5 συμμετέχοντες που συνεχώς θα παρακολουθούν για κάθε ζήτημα.

Παρουσίαση

Είναι σημαντικό για κάθε επιτυχημένη εκδήλωση επιμόρφωσης να διατηρείς ένα περιεκτικό περιβάλλον. Βεβαιώσου ότι κάθε μέρος τους προγράμματός σου περιλαμβάνει ομάδες από διαφορετικό υπόβαθρο. Η οργανωτική σου ομάδα, οι ομιλήτριες και οι εκπαιδεύτριες θα πρέπει να αντιπροσωπεύουν διάφορες ταυτότητες φύλου, διαφορετικούς κλάδους, λιγότερο εκπροσωπούμενες ομάδες, ποικίλα φυλετικά υπόβαθρα και γεωγραφικές περιοχές (εάν σκοπεύεις να ανοίξεις την εκδήλωσή σου σε μη τοπικούς συμμετέχοντες).

Να προσκαλείς ενεργά εκπαιδεύτριες και ομιλήτριες από λιγότερο εκπροσωπούμενες ομάδες. Φρόντισε να συζητήσεις μαζί τους για τους ειδικούς στόχους τους και τις ανάγκες τους και να τα συμπεριλάβεις στον σχεδιασμό της εκδήλωσης. Για να μάθεις περισσότερα για τις εκπαιδεύτριες βλέπε στο κεφάλαιο Για την μάθηση και την εκπαίδευση, στο υποκεφάλαιο Προσδοκίες από μία εκπαιδεύτρια. Βεβαιώσου ότι κρατάς ένα ποσοστό θέσεων για ακροατές διαφορετικών εθνικοτήτων, ταυτοτήτων φύλου, κλάδων και γεωγραφικών περιοχών [βλέπε στο κεφάλαιο Για την μάθηση και την επιμόρφωση: συμμετοχή χωρίς αποκλεισμούς]. Για να μάθεις περισσότερα για το πως να κάνεις την εκδήλωσή σου χρίς αποκλειστμούς και φιλική, βλέπε στο Conference Planning Checklist by SPARC.

Χώρος

Πριν οργανώσεις μία πρόσωπο με πρόσωπο εκδήλωση επιμόρφωσης σκέψου μερικά πράγματα που αφορούν στον χώρο. Μπορεί να σε βοηθήσει αν ελαχιστοποιήσεις μερικά εμπόδια:

Ο χώρος πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμος για τους συμμετέχοντες. Ο χώρος πρέπει να έχει πρόσβαση με ανελκυστήρα, προσβάσιμες εισόδους και ράμπες και ξεκάθαρη και ευανάγνωστη σήμανση. Έλεγξε αν ο χώρος είναι εύκολα προσβάσιμος με την δημόσια συγκοινωνία ή με αυτοκίνητο (χώροι στάθμευσης) και ότι δεν είναι πολύ μακριά από σταθμούς τρένων ή το αεροδρόμιο. Για έναν κατάλογο σημείων προς έλεγχο για το τι κάνει μία εκδήλωση προσβάσιμη, βλέπε στο Accessible Meetings Toolkit from the American Bar Association και στο Conference Planning Checklist by SPARC. Εντόπισε ένα μέρος για να καλωσορίσεις το ακροατήριο και ένα μέρος για να κυκλοφορούν και να συναναστρέφονται. Μία ξεχωριστή περιοχή για εστίαση πρέπει να είναι διαθέσιμη. Έλεγξε επίσης αν ο χώρος προσφέρει αίθουσα για μητέρες, αίθουσα προσευχής και άφυλες τουαλέτες.

Η αίθουσα επιμόρφωσης πρέπει να είναι επαρκώς εξοπλισμένη (βλέπε εξοπλισμός και μέσα). Η αίθουσα πρέπει να έχει επαρκή ασύρματο δίκτυο και πρόσβαση σε ηλεκτρική πηγή για κάθε συμμετέχοντα (πιθανόν μέσω πολύπριζων/καλωδίων προέκτασης). Δες αν η επίπλωση μπορεί να αναδιαταχθεί για να εξυπηρετήσει τις απαιτήσεις σου. Η παρουσιάστρια θα χρειαστεί ένα ψηλό (ή ρυθμιζόμενο) τραπέζι και ένα μικρόφωνο (για ηχογράφηση ή/και προσβασιμότητα). Ένα επιπλέον μικρόφωνο για τις ερωτήσεις των συμμετεχόντων βοηθάει στην προσβασιμότητα.

Χρονοδιάγραμμα

Η διάρκεια της εκδήλωσης εξαρτάται από το περιεχόμενο και το βάθος της επιμόρφωσης που σκοπεύεις να παρέχεις. Θα πρέπει να έχεις μια εκτίμηση του πόσο χρόνο θα πάρει το κάθε μέρος. Βεβαιώσου να ορίσεις μία ημερήσια διάταξη ή ένα ωριαίο πρόγραμμα, συμπεριλαμβανομένων των αρχικών γνωριμιών και των εισαγωγών. Να δώσεις αρκετό χρόνο για το γεύμα και τα διαλείμματα για καφέ. Να είσαι συνετή με τις ώρες έναρξης και λήξης [βλέπε στο κεφάλαιο Για την μάθηση και την εκπαίδευση: Ξεκινώντας την επιμόρφωση].

Πριν προγραμματίσεις την εκδήλωσή σου σκέψου τι θα μπορούσε να εμποδίσει ή αντιθέτως, να προτρέψει τη συμμετοχή και προσπάθησε να διαλέξεις μια κατάλληλη ώρα και μέρα για την εκδήλωση. Βεβαιώσου ότι δεν συμπίπτει με κάποια επίσημη ή θρησκευτική αργία ή παρόμοιες εκδηλώσεις. Εάν η εκδήλωσή σου φιλοξενείται σε ένα πανεπιστήμιο, να πάρεις υπόψη σου το πρόγραμμα των μαθημάτων. Σκέψου να εντάξεις την επιμόρφωσή σου σε ένα μεγαλύτερο συνέδριο ή συνάντηση για να τραβήξεις περισσότερη προσοχή, να αυξήσεις τη συμμετοχή και να έχεις την ευκαιρία να φέρεις οποιαδήποτε ομιλήτρια από την άλλη εκδήλωση. Ένα εργαστήριο φιλικό προς οικογένειες θα πρέπει να αποφύγει τα απογεύματα και τα σαββατοκύριακα, να παρέχει φύλαξη παιδιών ή χορηγούς για τη φύλαξη παιδιών και να διασφαλίσει περιοχές για μητέρες που θηλάζουν.

Προϋπολογισμός

Μπορεί να χρειαστείς οικονομική υποστήριξη για να μπορέσεις να πραγματοποιήσεις την εκδήλωσή σου, να πληρώσεις για πράγματα όπως ο χώρος (εάν το ίδρυμα υποδοχής δεν μπορεί ή δεν τον παρέχει δωρεάν), για υποστήριξη ταξιδιού για μη τοπικές εκπαιδεύτριες/εμπειρογνώμονες, αναψυκτικά, υλικά (π.χ. ταμπελίτσες αναγραφής ονόματος, USB) και δωράκια. Οι περισσότεροι τύποι εκδηλώσεων θα χρειαστούν τουλάχιστον ένα μικρό ποσό χρημάτων για υλικό και εξοπλισμό. Να έχεις επίσης υπόψη σου ότι το κόστος που σχετίζεται με τους ανθρώπινους πόρους είναι συνήθως το μεγαλύτερο στην πραγματοποίηση μιας εκδήλωσης. Είναι καλό να προσδιορίσεις τον χρόνο που απαιτείται από το προσωπικό για να προετοιμάσει τα υλικά και το περιεχόμενο τα οποία συνήθως δεν χρηματοδοτούνται. Αυτό το κόστος μπορεί να καλυφθεί ως βασικό κομμάτι της εργασίας, αλλά εάν όχι, θα ήταν σκόπιμο να εξασφαλίσεις χρηματοδότηση για να καλύψεις αυτό το κομμάτι.

Σκέψου διαφορετικούς τρόπους για να δημιουργήσεις έναν προϋπολογισμό για την επιμόρφωσή σου. Εάν είναι δυνατόν, αιτήσου χρηματοδότηση από τον φορέα σου. Διαφορετικά μπορεί να πρέπει να χρεώσεις ένα αντίτιμο συμμετοχής ή να ψάξεις για υποτροφίες και άλλους τρόπους χρηματοδότησης.

Αντίτιμο συμμετοχής

Η συλλογή και η διαχείριση της χρηματοδότησης και των αντιτίμων συμμετοχής μπορεί να είναι περίπλοκη. Εάν σχεδιάζεις να το κάνεις, θα πρέπει να σκεφτείς να χρησιμοποιήσεις μία υπάρχουσα διαδικτυακή υπηρεσίας εγγραφών (π.χ. Eventbrite, Event Smart) ή τις υπηρεσίες συνεδρίων/εκδηλώσεων του ιδρύματός σου. Παρόλο που η ύπαρξη αντιτίμου συμμετοχής έχει αντίκτυπο στην προσβασιμότητα της εκδήλωσης, η χρέωση ενός αντιτίμου εγγραφής (π.χ. 15–30€) προτρέπει τα άτομα που δήλωσαν συμμετοχή να συμμετάσχουν – Η Software Carpentry βρήκε πως αυτό μείωσε τη μη προσέλευση από σχεδόν το ένα τρίτο σε περίπου 5% (Wilson 2016).

Εάν σχεδιάζεις να χρεώσεις ένα αντίτιμο συμμετοχής οποιουδήποτε είδους, είναι καλό να ζητήσεις διευκρινίσεις από την οικονομική ομάδα του ιδρύματός σου για το πως να το διαχειριστείς. Σε μερικές περιπτώσεις, ο χρόνος και η προσπάθεια που απαιτούνται για να ετοιμάσεις τέτοιου είδους πράγματα μπορεί να υπερβούν την αξία της χρέωσης – ειδικά όταν πρόκειται για χρέωση ενός ασήμαντου ποσού. Το ίδρυμά σου πιθανόν να έχει συγκεκριμένες οικονομικές διαδικασίες και κωδικούς προϋπολογισμού που απαιτούνται να χρησιμοποιηθούν, για αυτό μίλα με αυτές νωρίς ώστε να δεις ποια είναι η καλύτερη προσέγγιση. Αυτό ισχύει ακόμα και όταν χρησιμοποιείς εξωτερικές υπηρεσίες όπως το Eventbrite (θα χρειαστείς ένα κεντρικό προϋπολογισμό ιδρύματος για να μπορεί το εισόδημα να πιστωθεί στο ίδρυμά σου).

Εάν χρεώσεις ένα αντίτιμο, σκέψου να κάνεις διαθέσιμη μια αίτηση για απαλλαγή για τα άτομα που δεν είναι σε θέση να πληρώσουν ή να δημιουργήσεις υποτροφίες. Προτεραιότητα για τις υποτροφίες θα πρέπει να έχουν οι ομάδες που αντιμετωπίζουν να περισσότερα εμπόδια για αυτό-χρηματοδότηση.

Χρηματοδότηση

Μπορείς να πάρεις χρηματοδότηση από διάφορες πηγές: το ίδρυμα υποδοχής, εξωτερικούς χορηγούς όπως εταιρείες, κονδύλια από τον προϋπολογισμό ενός τμήματος ή της επικεφαλής ερευνήτριας ή μέσω αντιτίμων εγγραφής. Έλεγξε αν υπάρχουν εσωτερικές πηγές χρηματοδότησης, ή σχετικοί τοπικοί οργανισμοί που μπορεί να επιχορηγήσουν την εκδήλωσή σου. Ένα έχεις βρει μια πιθανή συνεργάτιδα, έλεγξε τις προϋποθέσεις χρηματοδότησης. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη διαφήμιση στην ιστοσελίδα της εκδήλωσής σου ή στην ίδια την εκδήλωση.

Σκέψου διαφορετικά επίπεδα επιχορήγησης (αργυρό, ασημένιο, χρυσό) σε περίπτωση μεγαλύτερων εκδηλώσεων. Μπορεί επίσης να θέλεις να δεις άλλα έργα ή προγράμματα για να συνδιοργανώσεις και να μοιραστείς το κόστος μαζί τους.

Οργανωτικές υποχρεώσεις

Εξοπλισμός& Μέσα

Μακροπρόθεσμη προετοιμασία

Παραθέτουμε μερικά πράγματα που θα πρέπει να σκεφτείς:

Θα χρειαστούν οι συμμετέχουσες πρόσβαση σε ασύρματο δίκτυο; Βεβαιώσου ότι οι απαιτήσεις για πρόσβαση έχουν αντιμετωπιστεί εγκαίρως (π.χ. παρέχοντας λεπτομέρειες για λογαριασμούς προσκεκλημένων). Έλεγξε εάν ο χώρος έχει αρκετές πρίζες. Βεβαιώσου να ελέγξεις εκ των προτέρων με τον ιδιοκτήτη του χώρου για την διαθεσιμότητα τεχνικής υποστήριξης. Εάν σκοπεύεις να ηχογραφήσεις την εκδήλωση βεβαιώσου ότι έχεις τον κατάλληλο εξοπλισμό και ότι οι συμμετέχουσες είναι ενήμερες (και έχουν συναινέσει) στο να ηχογραφηθούν. Σκέψου πως θα αδειοδοτήσεις τα συμπεράσματα: θα δώσεις μία άδεια CC για τις φωτογραφίες, τα βίντεο και το υλικό επιμόρφωσης; Είναι σύμφωνες οι συγγραφείς με αυτό;

Λίγο πριν την εκδήλωση

Βεβαιώσου ότι όλος ο εξοπλισμός, τα μέσα και το υλικό λειτουργούν πλήρως για να σε βοηθήσει να αποφύγεις αναποδιές κατά τη διάρκεια της επιμόρφωσης. Βεβαιώσου ότι ο φορητός υπολογιστής ή η συσκευή στην οποία είναι αποθηκευμένο το υλικό σου είναι συμβατή με τα τεχνολογικά μέσα στο χώρο. Ζήτα από πριν από τους προσκεκλημένους ομιλητές τις παρουσιάσεις τους και αποθήκευσέ τις όλες στον ίδιο φορητό υπολογιστή. Αυτό θα κάνει πιο εύκολη την μετάβαση από την μία ομιλήτρια στην άλλη. Βεβαιώσου ότι έχεις φέρει κάθε σχετικό μετασχηματιστή ή προέκταση. Έλεγξε εκ των προτέρων την ισχύ του ασύρματου δικτύου και τις πρίζες, καθώς επίσης και αν τα μικρόφωνα και ο προβολέας λειτουργούν και ότι υποστηρίζονται οι τύποι των αρχείων σου. Βεβαιώσου ότι υπάρχει τεχνική υποστήριξη για έκτακτη ανάγκη.

Βεβαιώσου να τυπώσεις εκ των προτέρων οποιοδήποτε διανεμόμενα έντυπα και να έχεις αρκετά από αυτά για να μοιράσεις. Εάν σκοπεύεις να μοιράσεις πολύ υλικό, σκέψου να προμηθευτείς φακέλους ή ντοσιέ για να σε βοηθήσουν στην οργάνωση. Ή, σκέψου απλά να κάνεις όλο το υλικό σου διαθέσιμο ψηφιακά μέσω της ιστοσελίδας της εκδήλωσης.

Προετοιμάζοντας μια ποικιλία μέσων μπορεί να βοηθήσει το ακροατήριο να γνωρίσει διαφορετικά στυλ μάθησης. Θα πρέπει να προετοιμάσεις τα εκπαιδευτικά βοηθήματα εξ αρχής (π.χ. διαγράμματα παρουσίασης, πρακτικές ασκήσεις, παιχνίδια). Προμηθεύσου με σημειωματάρια, αυτοκόλλητα σημειωματάρια, στυλό, πινέζες. Εάν οι συμμετέχουσες χρειαστούν οποιοδήποτε άλλο υπολογιστικό υλικό, φρόντισε να είναι καλά οργανωμένο και διαθέσιμο εκ των προτέρων.

Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης

Εάν ο εξοπλισμός σου αποτύχει, μην πανικοβληθείς. Ειδοποίησε την υποστήριξη πληροφορικής και εξήγησε το πρόβλημα στις συμμετέχουσες. Οι περισσότεροι άνθρωποι το κατανοούν. Αυτό που μπορεί να μοιάζει ατελείωτο για σένα είναι μόνο μερικά λεπτά χαμένου χρόνου. Εάν ο εξοπλισμός συνεχίζει να μη λειτουργεί προσπάθησε να δουλέψεις σε περιβάλλον εκτός σύνδεσης, για παράδειγμα, με διαγράμματα παρουσίασης. Εάν βασίζεσαι κυρίως στον εξοπλισμό μέσων και υπάρχει μικρός αριθμός συμμετεχόντων πρότεινε να προγραμματίσεις για άλλη στιγμή την επιμόρφωση.

Στρατηγική Προώθησης & Διαφήμισης

Πολύ πριν την εκδήλωση

Είναι βασικό να αναπτύξεις μια ισχυρή στρατηγική προώθησης και επικοινωνίας για να προσελκύσεις την συμμετοχή, και επίσης για να μάθεις πως να αναπτύξεις και να βελτιώσεις το μήνυμά σου.

Σκέψου τι όνομα θα έχει η επιμόρφωσή σου. Σκέψου για το πλαίσιο και το μήνυμα. Ποιες είναι οι κοινές αξίες που επικαλείσαι; Για παράδειγμα, θα πραγματοποιήσεις ένα «εργαστήριο Ανοικτής Πρόσβασης», ή ένα εργαστήριο «Πώς να πετύχετε τη δημοσίευση»; Πως θα κάνεις τους ανθρώπους να έρθουν στην αίθουσα; Θυμήσου, η επιμόρφωση δεν είναι μιας κατεύθυνσης και μπορεί να δώσει κίνητρα αν το οριοθετήσεις ως μια ευκαιρία δικτύωσης. Για παράδειγμα, βρες μερικές συνεργάτιδες σε πανεπιστημιακά Τμήματα Πτυχιακών ή Μεταπτυχιακών Σπουδών, στο Προσωπικό Υποστήριξης επιμορφώσεων, Κέντρα Αξιοποίησης, κτλ.

Σκέψου ψηφιακά και μη ψηφιακά μέσα. Χρησιμοποίησε τις λίστες ηλεκτρονικής αλληλογραφίας του ιδρύματος και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης (π.χ. Twitter, Facebook, ιστολόγια). Θα έχεις αποκλειστικά προφίλ σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης; Τι είδους περιεχόμενο θα μοιράζεσαι σε αυτά; Σκέψου για σχετικές εικόνες και λογότυπα. Αυτό είναι πιο σημαντικό αν θέλεις να πραγματοποιήσεις περισσότερες από μία εκδηλώσεις. Εάν η εκδήλωση πραγματοποιείται με χορηγία, ή με τον συντονισμό ενός ιδρυματικού φορέα (π.χ. την βιβλιοθήκη, ένα συγκεκριμένο κολλέγιο/τμήμα), τότε μπορεί να θέλεις ή να απαιτείται να χρησιμοποιήσεις το προφίλ του οργανισμού. Αυτό μπορεί να απαιτεί από κάποιον τρίτο να ανεβάσει το υλικό, οπότε έχε το υπόψη. Πολλές από αυτές τις υποδείξεις μπορεί να απαιτούν οργανωτική έγκριση ή επιπλέον χρηματική υποστήριξη – ξεκίνα να διερευνάς αυτές τις επιλογές όσο πιο νωρίς γίνεται.

Μάθε αν μπορείς να αναρτήσεις φυλλάδια ή αφίσες στο ίδρυμά σου. Πρόκειται να σχεδιάσεις μία αφίσα; Τι είδους λογότυπο, εικόνες, κείμενο και πληροφορίες χρειάζεται να συμπεριλάβεις; Βεβαιώσου να κάνεις σαφείς τους προκαθορισμένους στόχους (δεξιότητες και γνώση). Ζήτα από σχετικούς οργανισμούς να σε βοηθήσουν με την διαφήμιση. Κάνε επαφές με σχετικά μέσα, φτιάξε ένα δελτίο τύπου. Χρησιμοποίησε υπάρχοντες διαύλους επικοινωνίας, π.χ. στην πανεπιστημιακή βιβλιοθήκη, μπορείς να ζητήσεις από ειδικές βιβλιοθηκονόμους να προωθήσουν την εκδήλωση στην ακαδημαϊκή τους κοινότητα).

Λίγο πριν την εκδήλωση

Στείλε μια υπενθύμιση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και στις λίστες ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Τοποθέτησε σήμανση ώστε οι συμμετέχουσες να βρουν την αίθουσα.

Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης

Δημοσίευσε φωτογραφίες και μικρά βίντεο από την εκδήλωση στην ιστοσελίδα και στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Πες στις συμμετέχουσες την ετικέτα (#hashtag) για το Twitter της εκδήλωσης και ζήτησέ τους να στείλουν τουλάχιστον ένα tweet/μήνυμα κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Συγκέντρωσε τους λόγους συμμετοχής για να διαφημίσεις μελλοντικές εκδηλώσεις.

Εγγραφές

Πολύ πριν την εκδήλωση

Ετοίμασε τις εγγραφές χρησιμοποιώντας μια υπηρεσία όπως το Eventbrite ή το Event Smart (που είναι ελεύθερα διαθέσιμα για ανοικτές εκδηλώσεις, αλλά μπορεί να έχουν ένα αντίτιμο αν η εκδήλωσή σου έχει ένα κόστος εγγραφής), ή κάτι όπως το Google Forms για να συλλέξεις βασικές πληροφορίες. Για μικρότερες εκδηλώσεις μπορεί επίσης να χρησιμοποιήσεις εγγραφή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείο. Αλλά μην παραλείψεις να τους στείλεις μια επιβεβαίωση, όταν εγγραφούν και πριν την εκδήλωση να στείλεις μια υπενθύμιση.

Σκέψου για το αντίτιμο συμμετοχής που θέλεις/πρέπει να χρεώσεις (βλέπε προϋπολογισμό). Σκέψου για την πίστωση που μπορεί να έχουν οι φοιτητές. Απαιτείται πιστοποιητικό (βλέπε πιστοποιητικό συμμετοχής);

Να είσαι συνετή και διαφανής με τις πληροφορίες που συλλέγεις. Εάν απαιτείται να ζητήσεις πληροφορίες όπως το φύλο, η ηλικία ή η εθνικότητα, έχε κατά νου ότι αυτό δεν είναι πάντα τόσο απλό όσο φαντάζεσαι – πάντα να δίνεις την επιλογή ενός κενού πεδίου. Παρακαλώ μην χρησιμοποιείς τη διάκριση μεταξύ Κα και Δίδα.

Μπορείς να κάνεις μια μικρή δημοσκόπηση για να δεις τι γνωρίζουν ήδη οι συμμετέχοντες για το θέμα (την προϋπάρχουσα γνώση τους). Μπορεί να σε βοηθήσει να προετοιμάσεις το υλικό επιμόρφωσης. Κάνε σαφές ποια δεδομένα πρόκειται να μοιραστούν/διατηρηθούν και γιατί. Πάντα να δίνεις στους ανθρώπους την ευκαιρία της εξαίρεσης, και να κρατάς τις πληροφορίες που αρχειοθετείς ασφαλώς αποθηκευμένες. Σκέψου να δημιουργήσεις μία λίστα από συμμετέχουσες που ενδιαφέρονται για ένα ενημερωτικό δελτίο ή για να κρατήσεις επαφή, αλλά πρέπει να προσέξεις για την προστασία των δεδομένων (όπως ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία των Δεδομένων της ΕΕ (Κανονισμός (ΕΕ)2016/679)).

Λίγο πριν την εκδήλωση

Διέθεσε ανάλογα με το μέγεθος του ακροατηρίου, στελεχωμένα γραφεία για τις εγγραφές. Βεβαιώσου ότι το προσωπικό έχει όλες τις πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένης μία λίστας με τις συμμετέχουσες, και άφησέ τους να φροντίσουν για τις ταμπελίτσες αναγραφής ονόματος και τα έγγραφα/πιστοποιητικά των συμμετεχόντων.

Εάν δεν υπάρχει ένα ξεχωριστό γραφείο για εγγραφές, γράψε σε ένα χαρτί πληροφορίες (σκέψου: δημόσια συγκοινωνία, αριθμούς έκτακτης ανάγκης, αιτήσεις για πιστοποιητικά, ασφάλεια κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης, κτλ.).

Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης

Έχεις την σύμφωνη γνώμη των συμμετεχόντων για να επαναχρησιμοποιήσεις ή να μοιραστείς τα στοιχεία επικοινωνίας τους ή να τραβήξεις φωτογραφίες και να τις δημοσιεύσεις; Υπέγραψαν όλες οι συμμετέχουσες τη λίστα των συμμετεχόντων;

Επικοινωνία

Πολύ πριν την εκδήλωση

Ετοίμασε και στείλει επίσημες προσκλήσεις σε συμμετέχουσες, προσκεκλημένους και κεντρικές ομιλήτριες.

Δημιούργησε μια ιστοσελίδα για την εκδήλωση επιμόρφωσης, όπως με το να χρησιμοποιείς τις σελίδες του GitHub ή την ιστοσελίδα ενός ιδρύματος. [βλέπε στα παραδείγματα/πρότυπο]

Βεβαιώσου ότι όλες οι βασικές πηγές είναι εμφανείς και προσβάσιμες αν απαιτείται. Εάν θέλεις οι συμμετέχουσες να προσέλθουν με συμπεράσματα έρευνας (π.χ. πρακτικά συνεδρίων, κώδικα, δεδομένα) για ασκήσεις, ενημέρωσέ τους εγκαίρως ώστε να έχουν το χρόνο να προετοιμαστούν (και σκέψου αν θα το κάνεις προαιρετικό).

Λίγο πριν την εκδήλωση

Ενημέρωσε εκ των προτέρων το ακροατήριο σου για τα εξής:

Εάν είναι δυνατόν, στείλε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα υπενθύμισης στις συμμετέχουσες μία ή δύο ημέρες πριν την εκδήλωση (αυτό μπορεί να μην είναι απαραίτητο εάν βασίζεσαι σε μια υπηρεσία για εγγραφές).

Υπενθύμισε στους ανθρώπους για τον τρόπο προσέγγισης και προσβασιμότητας του χώρου. Στείλε λεπτομερείς οδηγίες για θέσεις στάθμευσης και επιλογές δημόσιας συγκοινωνίας.

Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης

Αφιέρωσε λίγο χρόνο στην αρχή της εκδήλωσή σου για τακτοποίηση. Κατέγραψε ετικέτες για το Tweeter (#) και κωδικούς για το ασύρματο δίκτυο.

Εστίαση

Πολύ πριν την εκδήλωση

Τι αναψυκτικά θα χρειαστεί να προσφέρεις εσύ ή να φέρουν οι ίδιοι; Εάν τα προσφέρεις εσύ θα πρέπει να έχεις χρηματοδότηση ή να χρεώσεις για την εγγραφή.

Εάν είναι σημαντικό, μπορείς να ρωτήσεις κατά τη διάρκεια των εγγραφών για διατροφικές απαιτήσεις – αλλά έχε κατά νου ότι αυτό μπορεί να είναι πολύ περίπλοκο για σένα. Μερικές φορές είναι καλύτερο να ζητήσεις από τον εστιάτορα να έχει επαρκή ποικιλία (για χορτοφάγους, χωρίς γλουτένη, κτλ.) και πρόσθεσε ένα κενό πεδίο στην αίτηση συμμετοχής ώστε οι συμμετέχουσες να μπορούν να συμπληρώσουν συγκεκριμένες απαιτήσεις εάν χρειαστεί (π.χ. δυσανεξίες, αλλεργίες, θρησκευτικούς διατροφικούς περιορισμούς).

Λίγο πριν την εκδήλωση

Έλεγξε το χώρο και ενημέρωσε τον εστιάτορα πού και πότε να παραδώσει τα αναψυκτικά

Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης

Βεβαιώσου ότι έχεις τα στοιχεία επικοινωνίας του εστιάτορα σε περίπτωση που δεν εμφανιστεί, παραδώσει λανθασμένο γεύμα ή ξεχάσει κάτι.

Κώδικας Δεοντολογίας

Πολύ πριν την εκδήλωση

Για να είναι βέβαιο ότι το εργαστήριο σου είναι ένα φιλικό, περιεκτικό και ευγενικό περιβάλλον για τις εκπαιδεύτριες και τις συμμετέχουσες, προσδιόρισε ή δημιούργησε έναν ισχυρό κώδικα δεοντολογίας (ΚΔ) για την εκδήλωσή του. Φρόντισε να έχει γίνει γνωστός εξ αρχής – προτείνουμε σε μία εμφανή θέση στην ιστοσελίδα της εκδήλωσή σου (βλέπε την εργασία 2) και στην ίδια την εκδήλωση. Πρέπει να ζητηθεί από τις συμμετέχουσες να εξετάσουν και να αποδεχτούν τον Κώδικα Δεοντολογίας όταν θα εγγράφονται για το εργαστήριο. Στο Κώδικα Δεοντολογίας θα πρέπει να συμπεριληφθούν σαφώς οι συνέπειες παράβασης του (για παράδειγμα, διαγραφή από το εργαστήριο). Βεβαιώσου ότι η διαδικασία αναφοράς της παράβασης έχει γνωστοποιηθεί πριν και κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης και ότι τουλάχιστον μία καθορισμένη οργανώτρια έχει οριστεί ως το σημείο επαφής, που είναι και εύκολα προσβάσιμη για να δεχτεί αναφορές παράβασης του κώδικα δεοντολογίας. Παραδείγματα που μπορείς να δανειστείς ή να υιοθετήσεις περιλαμβάνονται:

Λίγο πριν την εκδήλωσηnt

Βεβαιώσου ότι ο Κώδικας Δεοντολογίας είναι σε εμφανές μέρος/προσβάσιμος από την ιστοσελίδα της εκδήλωσης (εάν υπάρχει). Εάν η εκδήλωσή σου δεν έχει ή δεν απαιτεί μία ιστοσελίδα, τύπωσε τον ΚΔ και μοίρασέ τον στους συμμετέχοντες.

Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης

Βεβαιώσου ότι υπάρχει ένα ασφαλές μέρος για τους συμμετέχοντες να αναφέρουν κάθε παράβαση του Κώδικα Δεοντολογίας. Ενημέρωσε για τις κυρώσεις και εφάρμοσέ τις αν υπάρχει παράβαση.

Πιστοποιητικό συμμετοχής

Πολύ πριν την εκδήλωση

Προετοίμασε ένα πρότυπο και ανάθεσε σε κάποιαν να κρατάει τα αρχεία ή να επιβλέπει την διαδικασία των εγγραφών.

Λίγο πριν την εκδήλωση

Προετοίμασε ένα γενικό πιστοποιητικό συμμετοχής με το λογότυπο της εκδήλωσης ή του διοργανωτή και τις πληροφορίες για την εκδήλωση το οποίο να μπορεί να διανεμηθεί ψηφιακά αν απαιτηθεί.

Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης

Ζήτα από τις συμμετέχουσες εάν χρειάζονται ένα πιστοποιητικό συμμετοχής.

Εάν απαιτείται παρουσιολόγιο, φρόντισε να το κάνεις κατά τη διάρκεια της ημέρας ή ζήτα να συμπληρωθεί κατά την εγγραφή.

Σήμανση

Πολύ πριν την εκδήλωση

Έλεγξε το χώρο και προσδιόρισε ευκρινή σημεία για τη σήμανση για να βοηθήσεις τους συμμετέχοντες να βρουν την αίθουσα.

Ακριβώς πριν την εκδήλωση

Σχεδίασε, τύπωσε και τοποθέτησε τη σήμανση και άφησε σημαντικές πληροφορίες στο γραφείο υποδοχής.

Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης

Αφαίρεσε τη σήμανση μετά το τέλος της εκδήλωσης.

Μέσα κοινωνικής δικτύωσης και σημειώσεις

Πολύ πριν την εκδήλωση

Σχεδίασε τις δράσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ζήτα από συναδέλφισσες από άλλα τμήμα ή/και συνεργαζόμενους οργανισμούς να σε βοηθήσουν να κάνεις γνωστές τις πληροφορίες.

Ακριβώς πριν την εκδήλωση

Προετοίμασε έγγραφα σημειώσεων (π.χ. δημόσια Google Docs ή etherpads). Κάνε ανακοινώσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης

Ζήτα από το ακροατήριό σου αν συμφωνούν να μαγνητοσκοπηθούν, φωτογραφηθούν και να προβληθούν στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Εάν πρόκειται για μεγάλο ακροατήριο, σκέψου μήπως μοιράσεις αυτοκόλλητα σε όσες δεν θέλουν να προβληθούν.

Ανάθεσε σε κάποιους να κρατάνε σημειώσεις και σε άλλες να είναι υπεύθυνες για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Ιδανικά, να εναλλάσσονται αρκετά για να αποφύγεις την χαλαρότητα και την απόσπαση προσοχής.

Κλείσιμο της εκδήλωσης

Χώρος

Φρόντισε να αφήσεις το χώρο τακτοποιημένο και καθαρό, εκτός και αν η συμφωνία για τη χρήση του δεν το απαιτεί.

Ανασκόπηση

Κάνε ανασκόπηση με άλλες εκπαιδεύτριες/ομιλήτριες για να αυτοαξιολογήσεις την εκδήλωση.

Αξιολόγηση

Μετά την επιμόρφωση στείλε ερωτηματολόγια στις συμμετέχουσες [βλέπε στο κεφάλαιο αξιολόγηση/αποτίμηση] ή μοίρασε μία φόρμα αξιολόγησης κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης και φρόντισε ότι όλοι θα την παραδώσουν στο τέλος.

Διάβασε και απάντησε τις ερωτήσεις στην φόρμα αξιολόγησης. Κάνε την αυτοαξιολόγησή σου.

Διάδοση

Ανέβασε όλο το υλικό που χρησιμοποιήθηκε κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης (παρουσιάσεις, έγγραφα) εάν δεν ήταν διαθέσιμα από πριν. Εάν είναι δυνατόν, φρόντισε να παρέχεις άδειες ανοικτής πρόσβασης και βεβαιώσου ότι οι συμμετέχοντες δεν μπορούν να ταυτοποιηθούν (π.χ. μέσα σε ένα έγγραφο σημείωσης).

Προετοίμασε μια αναφορά για την χρηματοδότριά σου ή το ίδρυμα και αν απαιτείται δημοσιοποίησέ την (π.χ. ιστολόγιο, twitter, ιστοσελίδα).

Λίστα ελέγχου

Τι Πότε και ποια; Ολοκληρώθηκε;
Εξοπλισμός/μέσα
Καθόρισε τι τεχνικός εξοπλισμός απαιτείται
Έλεγξε αν υπάρχουν αρκετές πρίζες
Ζήτησε ασύρματο δίκρυο για τις συμμετέχουσες
Οργάνωσε τη βιντεοσκόπηση και τη φωτογράφηση
Έλεγξε τον εξοπλισμό λίγες ημέρες πριν την επιμόρφωση
Τύπωσε φυλλάδια, φόρμες για σχόλια και υλικό για ασκήσεις ή δημοσίευσέ τα διαδικτυακά
Προετοίμασε διαγράμματα παρουσίασης και πίνακες ανακοινώσεων
Χώρος
Έλεγξε την πρόσβαση με ανελκυστήρες, τις προσβάσιμες εισόδους και τις ράμπες
Έλεγξε τη δημόσια συγκοινωνία και τη διαθεσιμότητα χωρου στάθμευσης
Χωροθέτησε αίθουσες για μητέρες, αίθουσα προσευχής και ουδέτρες τουαλέτες
Ξεκάθαρη, ευανάγνωστη σήμανση
Ενημέρωσε τους βοηθούς σου πριν την εκδήλωση
Προώθηση/διαφήμιση
Προσδιόρισε τους δίαυλους επικοινωνίας
Στήσε διαδικτυακή παρουσία
Στείλε τις πρληροφορίες για την εκδήλωση σε λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ενημέρωσε τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για την εκδήλωσή σου
Εγγραφές
Διαφόρφωσε ένα πρότυπο για τις εγγραφές
Συγκέντρωσε πληροφορίες για διατροφικές συνήθειες και αλλεργίες
Ρώτα για την ανάγκη φύλαξης παιδιών
Προμηθεύσου με πληροφορίες για ξενοδοχεία που φιλοξενούν εκδηλώσεις αρκετές ημέρες πριν
Στείλε επιβεβαιώσεις/προσκλήσεις στις συμμετέχουσες και δώσε σαφείς οδηγίες κειμένου και εικόνας στον χώρο
Στείλε μια υπενθύμιση 1 ή 2 ημέρες πριν την εκδήλωση
Προετοίμασε ταμπελίτσες αναγραφής ονόματος και τύπωσε τις λίστες με τους συμμετέχοντες
Προετοίμασε ένα γραφείο εγγραφών
Οργάνωσε μια γκαρνταρόμπα για μεγαλύτερες εκδηλώσεις
Εστίαση
Προσδιόρισε επιλογές εστίασης και ανάγκες
Παράγγειλε την εστίαση
Έλεγξε εάν τα γεύματα κατανομάζονται σαφώς (ειδικά όσον αφορά τις διατροφικές ανάγκες και τις αλλεργίες)
Επικοινωνία κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης
Ενημέρωσε τους συμμετέχοντες για τις εξόδου κινδύνου, για το φαγητό/τα πτά και τις αίθουσες αναμονής, κτλ.
Μοίρασε φόρμες συναίνεσης για την βιντεοσκόπηση, την ζωντανή αναμετάδοση ή και τις φωτογραφίες
Ανάρτησε για την διάδοση της εκδήλωσης
Φωτογράφησε τα διαγράμματα παρουσίασης και άλλο μη ψηφιακό υλικό ή αποτελέσματα
Μοίρασε ή στείλε τα πιστοποιητικά συμμετοχής
Δώσε ή στείλε το υλικό της επιμόρφωσης (διαφάνειες, σημειώσεις, μαγνητοσκοπημένα βίντεο) στις συμμετέχουσες
Δώσε μια αναφορά στην χρηματοδότριά σου ή στο φορέα σου
Αξιολόγηση
Μοίρασε ή δώσε μια διαδικτυακή ή έντυπη φόρμα για σχόλια

Βιβλιογραφία

Wilson G. Software Carpentry: lessons learned [version 2; referees: 3 approved]. F1000Research. 2016;3:62: doi.org/10.12688/f1000research.3-6e 2.v2

Christodolou et al., (2014) How to conduct a successful workshop: The trainee’s perspective (Arab Journal of Urology), 12(1), 12-14: doi.org/10.1016/j.aju.2013.08.004

Pavelin et al., (2014) Ten simple rules for running interactive workshops, PLOS Biology: doi.org/10.1371/journal.pcbi.1003485

Commission on Disability Rights of American Bar Association (2016): Planning Accessible Meetings and Events. A toolkit.

Conference Planning Checklist by SPARC

Inspirations