Aspetti organizzativi

Questo capitolo costituisce una guida attraverso i principali aspetti pratici legati all’organizzazione di un evento formativo. Ovviamente, ciò di cui si ha effettivamente bisogno e che si utilizza dipende dalla tipologia di evento che si sta organizzando. La lista di controllo corrispondente deve essere adattata di conseguenza. Nel capitolo si trovano informazioni sulle singole fasi preparatorie e sulle principali attività indispensabili all’organizzazione. Il capitolo non solo fornisce informazioni fondamentali su come organizzare un evento ma costituisce anche un punto di riferimento per la progettazione della formazione stessa. Gran parte del materiale contenuto in questo capitolo, così come del resto il manuale stesso, mira a fornire informazioni e a preparare coloro che si occupano di organizzare workshop dal taglio pratico. L’organizzazione di un tipo diverso di evento potrebbe richiedere un’impostazione di diverso tipo rispetto a quella proposta.

Le basi per l’organizzazione di un evento formativo

Il format

Fin dall’inizio è cruciale decidere quale tipologia di evento si ha intenzione di progettare e coordinare, valutando alcuni dei seguenti aspetti, vale a dire:

• Format dell’evento: workshop, seminario, corso frontale, training a distanza o format ibrido tra seminario a distanza e dal vivo

• Tipologia di evento: partecipativo, formale o indipendente

• E'possibile integrare l'evento in percorsi formativi già esistenti?

• Si prevede di invitare degli esperti esterni? In tal caso, a quali condizioni (ad esempio: quali costi si è pronti a sostenere)?

• Partecipazione al seminario: obbligatoria oppure facoltativa?

• Ai partecipanti verrà riconosciuta una qualsiasi forma di accreditamento?

• Quale sistemazione logistica è più consona al format prescelto?

Nella tabella sottostante si trovano dei suggerimenti circa la tipologia e le caratteristiche dei seminari di formazione.

La platea dei partecipanti, i relatori esterni e i partner

Prima di confermare l’evento è consigliabile definire quali sono i destinatari e individuare i loro bisogni. Per poterlo fare, sarà utile ponderare la composizione della platea dei partecipanti nonché il numero e i settori di competenza dei formatori (esterni).

Collaborare con gli altri

Alcune tipologie di corso prevedono la presenza di più formatori. É utile poter contare sul supporto di un collega o di un servizio all’interno dell'istituzione di appartenenza. Verificate quale tipo di supporto la vostra istituzione può fornirvi (sotto forma, ad esempio, di finanziamenti, aula/e, personale) e contattate il funzionario di riferimento inoltrando la vostra richiesta – ad esempio, potreste richiedere personale di supporto per le operazioni di registrazione dei partecipanti oppure per contattare la tipografia o l’ufficio comunicazione al fine di concordare le attività promozionali. Accertatevi che i volontari abbiano ricevuto dei ragguagli sufficienti relativamente a tutte le attività in programma e che abbiano bene in mente quali siano le finalità e gli aspetti pratici dell’evento. É bene fare loro presente quanto sia importante stimolare una partecipazione attiva. Potete anche esternalizzare alcuni servizi, sempre che il vostro budget lo consenta.

Valutate l’opportunità di collaborare con altri dipartimenti della vostra istituzione o altre istituzioni locali per mettere in comune le risorse e aumentare l’impatto/collaborazione con altri progetti o programmi. É di fondamentale importanza riflettere su questi aspetti chiave prima di impegnarsi o di annunciare l’evento per garantire lo svolgimento senza intoppi della formazione a vantaggio vostro e dei partecipanti. Altresì utile può essere anche valutare l’opportunità di inserire l’evento di formazione nel programma di una conferenza o di un evento locale/internazionale consolidato.

Individuate altri formatori, esperti o relatori esterni che possano esservi di aiuto nell’organizzazione dell’evento. L’ideale è che si tratti di sostenitori della scienza aperta all’interno della vostra stessa istituzione o che operino in prossimità della sede dove si svolgerà l’evento. Potrebbe però anche succedere che dobbiate trovare un relatore esterno per il quale si renda necessario avere a disposizione degli aiuti finanziari per coprire le spese di viaggio. Impegnatevi ad essere il più inclusivi possibili (vedi il paragrafo successivo sull’“Inclusività”). Secondo il The Carpentries, per un workshop con 40 partecipanti servono almeno due formatori (possibilmente tre) che si alternano tra presentazione e supporto ai partecipanti e un coadiutore per ogni 5 partecipanti il cui compito è quello di tenere continuamente monitorato l’evento per ogni evenienza.

Rappresentatività

Affinché un evento formativo abbia successo, è importante assicurare un ambiente inclusivo. Per questo fate in modo che ogni elemento del vostro programma sia rappresentativo di una varietà di background diversi. Lo staff della segreteria organizzativa, i relatori e i formatori devono essere rappresentativi di ogni genere, disciplina, gruppi svantaggiati, appartenenza etnica e provenienza geografica (nel caso in cui vogliate aprire l’evento anche a partecipanti non locali).

Fate in modo di invitare formatori e relatori appartenenti a gruppi sotto-rappresentati; discutete insieme a loro su quali siano le loro esigenze e obiettivi e inseriteli nella pianificazione dell’evento. Per un approfondimento sui formatori si rimanda al capitolo sui Processi di apprendimento e formazione e al sotto-paragrafo Le aspettative nei riguardi del formatore. Provvedete a riservare una percentuale di posti a partecipanti di appartenenza etnica, identità di genere, discipline e aree geografiche diverse (si veda Coinvolgimento inclusivo). Per un approfondimento su come rendere il vostro workshop più inclusivo ed accogliente si veda la Lista di controllo per l'organizzazione di una conferenza predisposta da SPARC.

Sede dell'evento di formazione

Prima di organizzare un evento di formazione è consigliabile considerare alcuni aspetti relativamente alla sede dove si terrà la formazione. Servirà a non incappare o a limitare eventuali complicazioni.

La sede dovrebbe essere facilmente raggiungibile dai partecipanti; dovrebbe avere un ascensore, entrate accessibili e rampe di entrata così come anche una segnaletica di chiara leggibilità. É altresì opportuno verificare che la sede sia altrettanto facilmente raggiungibile sia con i mezzi pubblici sia da autovetture private (verifcare la disponibilità di parcheggi) e che non sia ubicata troppo lontano dalla stazione o dall’aeroporto. Una checklist delle caratteristiche che una sede debba avere per essere accessibile è disponibile online Accessible Meetings Toolkit from the American Bar Association oppure la Lista di controllo per l'organizzazione di una conferenza predisposta da SPARC Nella sede prescelta, individuate un’area dove poter accogliere i partecipanti e che permetta ai partecipanti di muoversi liberamente e fare conoscenza tra di loro. Dovrebbe, inoltre, disporre di uno spazio a sé stante per il rinfresco. Verificate inoltre che ci sia uno spazio protetto per l’allattamento ed altre necessità sanitarie, una sala per la preghiera e un bagno bisex.

La sala seminari deve essere sufficientemente attrezzata (vedi attrezzature e media). La sala dovrebbe avere una connessione WiFi e alimentazione per ognuno dei partecipanti (cavi di collegamento, prese multiple, etc.) Verificate che ci sia la possibilità di disporre gli elementi d’arredamento in modo da rispondere ai vostri bisogni. Ai relatori dovrebbe essere messo a disposizione una postazione o un tavolo alto (alzabile) per poter stare in piedi e un microfono (per la registrazione e/o accessibilità). Si dovrebbe inoltre prevedere un secondo microfono per le domande dei partecipanti in modo da consentire alla platea di partecipare attivamente.

Tempistica

La durata dell’evento dipende dal contenuto e dal livello di approfondimento che intendete fornire. A priori dovrete aver stimato la durata di ogni singola sessione. Accertatevi di aver definito il programma o lo scadenziario includendo anche i convenevoli iniziali e le introduzioni. Programmate sia le pause pranzo sia le pause caffè di una durata ragionevole; questo vale anche per gli orari di inizio e di fine dell’evento (cfr. paragrafo su Inizio della formazione).

Prima di stabilire una data è bene verificare che non ci siano impedimenti che possano ostacolare o spingere le persone interessate a scegliere di non partecipare. È quindi utile individuare una data e un orario compatibile. A tal fine è consigliabile evitare qualsiasi sovrapposizione con festività pubbliche, religiose o altri eventi di questo genere. Se l’evento si tiene all’interno di una sede universitaria occorre appurare che non ci siano sovrapposizioni con il calendario delle lezioni. È altresì consigliabile fissare il seminario di formazione in concomitanza con una conferenza o un incontro di maggiore richiamo per poter dare maggiore visibilità all’evento, aumentare il numero di partecipanti e magari anche convogliare i partecipanti dell’altro evento verso il seminario. In aggiunta e, nel caso di un seminario che sia anche famiglia-sostenibile, non dovrebbe tenersi né di sera né durante i week-end, fornire un servizio di baby-sitting o sponsorizzare l’assistenza ai bambini e garantire la dotazione di spazi protetti per l’allattamento ed altre necessità sanitarie.

Budget

L’organizzazione dell’evento potrebbe richiedere una disponibilità finanziaria utile a coprire i costi, ad esempio, per l’affitto dell’aula (se l’istituzione ospitante non è in grado di concedere uno spazio a titolo gratuito); per le spese di viaggio di esperti e formatori esterni e fuori sede, per il rinfresco, per il materiale (ad esempio, per le targhette, chiavette USB) e gadget. La maggior parte degli eventi di formazione non hanno bisogno di grandi risorse economiche ad eccezione per il materiale e per le attrezzature. È utile tenere in mente, inoltre, che i costi maggiori, quando si organizza un evento, sono per le risorse umane. Contestualmente è necessario tenere in conto del tempo necessario per la preparazione del materiale e dei contenuti, che di solito non viene tenuto in conto in fase di progettazione del budget. Questi costi potrebbero essere stati inclusi come parte del lavoro principale ma è sempre bene accertarsi che siano stati contabilizzati.

È utile prevedere fonti di finanziamento differenziate. Laddove possibile, è opportuno inoltrare richiesta alla propria istituzione; in alternativa, si può prevedere una quota di iscrizione per ogni partecipante o trovare dei contributi o alternative fonti di finanziamento.

Quote di iscrizione

La raccolta e la gestione di finanziamenti o delle quote di partecipazione può non essere semplice. Nel caso in cui, intendiate procedere in questa direzione, sarebbe opportuno optare per uno dei servizi online di registrazione già disponibili in rete (ad esempio Eventbrite, Event Smart, etc.) o in alternativa per i servizi offerti dalla vostra istituzione di afferenza a supporto dell’organizzazione di eventi o di servizi.

Sebbene qualsiasi costo imputato agli iscritti può influire sulla partecipazione all’evento stesso, il fatto di prevedere una quota partecipativa nominale (ad esempio 20-40 euro oppure 15-30 euro) può servire ad assicurare l’effettiva partecipazione all’evento di coloro che si sono registrati. Software Carpentry ha calcolato che la percentuale di coloro che, pur essendosi iscritti, non si presentano all’evento si riduce da un terzo o quasi a circa il 5% (Wilson 2016).

Qualora vi decideste per l’applicazione di una quota di iscrizione, dovreste prevedere anche la possibilità di un esonero o di borse di studio su richiesta. L’assegnazione delle borse dovrebbe dare la priorità ai gruppi con le maggiori difficoltà di autofinanziamento.

Finanziamenti

Alcuni degli enti finanziatori a cui chiedere delle sovvenzioni possono essere: l’istituzione ospitante, sponsor esterni come compagnie, fondi ad hoc o borse di studio assegnate ai coordinatori di progetti di ricerca, oppure le quote di iscrizione. Verificate che non ci siano risorse interne ad hoc per il finanziamento di questi eventi oppure se qualche organizzazione locale può sponsorizzare il vostro evento. Qualora abbiate trovato un finanziatore esterno, valutate le condizioni previste per il finanziamento. Tra queste potrebbe esserci, ad esempio, annunci pubblicitari sul sito dell’evento oppure durante l’evento stesso.

La sponsorizzazione può essere di diversi tipi (bronzo, argento e oro) nel caso di eventi maggiori. É anche possibile verificare la possibilità di co-organizzare l’evento con altri programmi o altri progetti tra i quali ripartire le spese.

Aspetti organizzativi

Attrezzature & Media

Preparativi a lungo termine

Di seguito, alcuni degli aspetti principali da considerare:

È previsto che i partecipanti abbiano accesso alla rete Wi-Fi? Assicuratevi per tempo che tutti i requisiti per il collegamento alla rete Wi-Fi siano soddisfatti (ad esempio, fornendo i dettagli dell’account per gli ospiti). Controllate che il locale sia dotato di un numero sufficiente di prese elettriche. Assicuratevi con il responsabile della sede dell’evento che ci sia un servizio di supporto e assistenza tecnica. Se avete pianificato di video-registrare l'evento, assicuratevi di avere l'attrezzatura necessaria e che i partecipanti siano stati informati (e abbiano acconsentito) alla video-registrazione. Riflettete su quale e come ottenere una licenza per ogni tipologia di prodotto di comunicazione: applicherete una licenza CC per le foto, video e materiale didattico? Assicuratevi che gli autori siano d'accordo!

Poco prima dell’evento

Accertatevi che tutte le attrezzature, le strumentazioni e i materiali siano perfettamente funzionanti in questo modo eviterete qualsiasi intoppo imbarazzante durante l’evento di formazione. Assicuratevi che il vostro computer portatile, o il dispositivo sul quale avete salvato il vostro materiale, sia compatibile con la tecnologia multimediale del locale. Richiedete per tempo ai relatori di fornirvi le loro presentazioni e salvatele tutte sullo stesso computer portatile. In questo modo il passaggio da un relatore all'altro sarà più facile. Assicuratevi di portare adattatori compatibili e cavi elettrici estensibili. Controllate per tempo che il segnale wi-fi e le prese di corrente, gli altoparlanti e i proiettori funzionino e che i formati dei file siano supportati. Assicuratevi di avere a portata di mano un numero da chiamare per le emergenze tecniche..

Assicuratevi di stampare per tempo tutti gli opuscoli cartacei e di averne in un numero sufficiente da distribuire. Se avete intenzione di distribuire molto materiale, prendete in considerazione la possibilità di fornire cartelle o techette per facilitare la distribuzione. In alternativa, prendete in considerazione la possibilità di rendere disponibile tutto il vostro materiale in formato elettronico caricandolo sul sito web dell'evento.

Predisporre un’ampia gamma di attività e di materiale può essere di aiuto per coinvolgere una platea con stili di apprendimento diversi. È necessario preparare in anticipo tutti i sussidi didattici (ad es. lavagne, esercizi pratici, giochi). Portate blocknotes, taccuini, post-it, penne, puntine. Se i partecipanti hanno bisogno di un computer, assicuratevi di provvedere per tempo.

Durante l’evento

Se la vostra attrezzatura non dovesse funzionare durante il corso, non fatevi prendere dal panico. Contattate lo staff di assistenza informatica e informate i partecipanti dei disguidi tecnici in corso. La maggior parte delle persone dimostra comprensione. Quello che potrebbe sembrare un'ora per voi sono solo pochi minuti di tempo perso. Se i problemi tecnici persistessero, provate a lavorare offline, ad esempio utilizzando lavagne a fogli mobili. Qualora l’evento di formazione fosse incentrato sull’utilizzo di apparecchiature multimediali e il gruppo fosse costituito da un numero ridotto di partecipanti, il nostro suggerimento è di ri-programmare la formazione.

Marketing & strategie promozionali

Molto prima dell’evento

Impostare una strategia di marketing e promozionale strutturata è fondamentale per gestire la partecipazione e per insegnarvi a sviluppare e perfezionare il messaggio che volete trasmettere.

Pensate al titolo che volete dare alla vostra formazione. Pensate a come volete impostarla e al tipo di messaggio. Quali sono i valori principali da trasmettere? Per esempio, volete organizzare un "Workshop sull’accesso aperto" o un workshop su "Come essere pubblicati"? Pensate a come volete convincere le persone a partecipare. Tenete bene in mente che la formazione non è unidirezionale e può essere promossa facendola passare come un'opportunità di networking. Per esempio, trovate alcuni partner nelle scuole di specializzazione, scuole di master, corsi di formazione per il personale di supporto, ecc.

Considerate sia i supporti digitali sia quelli non digitali. Utilizzate liste di indirizzi di email istituzionali e social media (es. Twitter, Facebook, blog). Avrete profili di social media dedicati? Che tipo di contenuti vi condividerete? Pensate alle immagini e ai loghi rilevanti. Questo è particolarmente importante se organizzerete più di un evento. Se l'evento che state organizzato è sponsorizzato dal vostro istituto o è organizzato in collaborazione con un'organizzazione istituzionale (ad esempio, la biblioteca, un particolare facoltà/dipartimento), allora potrete voler o aver bisogno di fare uso dei profili dell'organizzazione. Questo potrebbe voler dire che qualcun altro dovrà postare il materiale, tenetelo presente. Molte di queste raccomandazioni potrebbero richiedere l'approvazione della vostra organizzazione o un contributo finanziario aggiuntivo - iniziate a studiare queste opzioni il più presto possibile.

Informatevi sulla possibilità di affiggere volantini o poster presso la vostra istituzione. Avete intenzione di fare un poster? Che tipo di loghi, immagini, testi e informazioni vi volete includere? Assicuratevi di comunicare chiaramente gli obiettivi predefiniti (competenze e conoscenze). Chiedete alle organizzazioni interessate di aiutarvi con la promozione. Mettetevi in contatto con i canali di comunicazione che potrebbero essere interessati e predisponete un comunicato stampa. Utilizzate i canali di comunicazione esistenti, ad esempio quelli della biblioteca universitaria, potreste chiedere ai bibliotecari di promuovere l'evento presso le loro comunità accademiche.

Poco prima dell’evento

Inviate un promemoria sui social media e per posta elettronica. Posizionate dei cartelli segnaletici per fare in modo che i vostri partecipanti trovino l’aula dove si svolgerà la formazione.

Durante l’evento

Pubblicate foto e video non troppo lunghi dell'evento sul sito web e sui social media. Fornite ai partecipanti il twitter hashtag dell’evento e chiedete loro di inviare almeno un tweet/post durante l'evento. Raccogliete tra i partecipanti le motivazioni che li hanno spinti a partecipare; vi serviranno per promuovere eventi futuri.

Registrazione

Molto prima dell’evento

Prima dell’evento è bene decidere come registrare i partecipanti. Per questo è possibile usare servizi come Eventbrite o Event Smart Event (a costo zero, se l’evento è gratuito; se sono previsti costi di registrazione invece ci possono essere costi anche per il servizio) oppure è possibile usare Google Forms per l’acquisizione di informazioni di base. Per eventi minori, con un numero ridotto di partecipanti, è anche possibile utilizzare semplicemente la posta elettronica. Ma non dimenticate di inviare una email di conferma, sia dopo la registrazione sia prima dell'evento a mo’ di promemoria prima dell’evento.

Pensate all’importo della quota di partecipazione se volete che ci sia o se è necessario che ci sia (vedi la sezione sul budget). Riflettete sui crediti che gli studenti possono ottenere e se sia necessario predisporre un certificato (vedi certificato di frequenza).

Siate chiari e trasparenti riguardo alle informazioni che raccogliete. Se avete bisogno di chiedere informazioni su genere, età o nazionalità, tenete presente che potrebbe essere molto più complicato di quanto pensate - includete sempre l'opzione di un campo vuoto. Evitate la distinzione tra signora (coniugata) e signora/signorina (non coniugata).

Se lo ritenete utile, potete effettuare una breve indagine per valutare quanto i partecipanti conoscano già l'argomento (conoscenze pregresse). Può essere di aiuto nella preparazione del materiale formativo. E’ utile chiarire quali dati saranno condivisi, quali conservati e perché. E’ utile offrire sempre alle persone l'opzione di non partecipazione e conservare le informazioni archiviate in modo sicuro. Considerate la creazione di un elenco di partecipanti interessati a ricevere una newsletter o a tenersi in contatto, ma tenendo sempre bene in mente le direttive sulla protezione dei dati (come il regolamento generale dell'UE sulla protezione dei dati (regolamento (UE) 2016/679)).

Poco prima dell’evento

A seconda di quanto grande è la platea, predisponete un banco di registrazione con personale dedicato. Assicuratevi che il personale disponga di tutte le informazioni, compresa una lista dei partecipanti e che siano preparati a fornire i badge o i fogli di presenza/certificati.

Se non c'è un banco di registrazione separato, preparate un documento con le informazioni da tenere a portata di mano (trasporti pubblici, numeri di emergenza, richieste di certificati, misure sicurezza durante l'evento, ecc.)

Durante l'evento

Avete il consenso dei partecipanti a ri-utilizzare o condividere i loro dati personali o a scattare foto e pubblicarle? I partecipanti hanno firmato tutti l'elenco dei partecipanti?

Comunicazione

Molto prima dell'evento

Preparate e spedite inviti formali ai partecipanti, agli ospiti e ai relatori.

Create un sito web per l'evento formativo, utilizzando, ad esempio, le pagine di GitHub o un sito web istituzionale.

Assicuratevi che tutte le risorse fondamentali siano visibili e accessibili, laddove sia necessario. Se volete che i partecipanti portino con sé esempi di prodotti della ricerca (ad esempio, documenti, codice, dati) per le esercitazioni, informateli per tempo perché possano prepararsi (prendete in considerazione la possibilità di renderlo facoltativo).

Poco prima dell'evento

Informate per tempo la vostra platea sugli accorgimenti pratici da prendere in considerazione prima della formazione.

• Se devono portare con sé il proprio computer portatile o altro materiale.

• Fate in modo di comunicare per tempo tutti i prerequisiti circa il software o le capacità di programmazione richiesti.

• Fornite un elenco di letture di base per evitare di dover iniziare da un livello principiante.

Inviate un promemoria su come raggiungere e avere accesso alla sede dell’evento. Inviate istruzioni dettagliate su quali siano possibilità di parcheggio e di trasporto pubblico.

Durante l'evento

Dedicate un po' di tempo per allestire le cose all'inizio del vostro evento. Scrivete hashtag e password WiFi.

Servizio di catering

Molti prima dell'evento

Che tipo di rinfresco, laddove necessario, credete di dover proporre o saranno le persone a doverci pensare? Se sarete voi a provvedere potrebbe essere necessario ottenere un finanziamento o prevedere il pagamento di una quota di partecipazione.

Se pertinente, è possibile chiedere in anticipo magari già all’atto della registrazione, eventuali requisiti dietetici - ma tenete a mente che questo potrebbe rendere la cosa più complicata per voi. A volte è meglio chiedere al fornitore di fornire una varietà sufficiente (vegetariana, vegana, senza glutine, ecc.) e aggiungere un campo libero sui moduli di iscrizione in modo che i partecipanti possano compilare richieste specifiche se necessario (ad es. intolleranze e allergie).

Poco prima dell'evento

Fate un sopralluogo alla sede dell’evento e concordate con il fornitore dove e quando consegnare il rinfresco.

Durante l'evento

Assicuratevi di avere i contatti del fornitore del catering qualora non si presentasse, o venisse consegnato il rinfresco sbagliato o si fosse dimenticato qualcosa.

Codice di condotta

Prima dell’evento

Per garantire che il vostro workshop si tenga in un ambiente amichevole, inclusivo e rispettoso sia per i formatori sia per i partecipanti, identificate o predisponete un robusto Codice di condotta (CoC) per il vostro evento. Assicuratevi che il Codice di Condotta sia condiviso in anticipo - vi raccomandiamo di postarlo sul sito web dell'evento (vedi compito 2) e di renderlo disponibile nella sede in cui si terrà l’evento. All’atto della registrazione, i partecipanti dovrebbero essere sollecitati a prendere visione del Codice di Condotta. Il Codice di Condotta dovrebbe includere con chiarezza cosa un’eventuale violazione può comportare (per esempio, l’esclusione dal workshop). Assicuratevi che il processo di segnalazione di un’eventuale violazione sia comunicato chiaramente prima e durante l'evento e che almeno un organizzatore designato sia identificato come punto di contatto, facilmente raggiungibile per ricevere le segnalazioni di violazioni del codice di condotta. Di seguito alcuni esempi da cui trarre ispirazione, o da prendere in prestito o da ri-aggiustare:

• Il Codice di Condotta del Laboratorio Mozilla

• Il Codice di Condotta Contributor Covenant

• FORCE2017 Codice di Condotta della Conferenza

• Il Codidce di Condotta The Carpentries

• Mozilla Science Lab: come iniziare a scrivere un codice di condotta

Prima l'inizio dell'evento

Assicuratevi che il Codice di Condotta sia chiaramente visibile / accessibile dal sito web dell'evento (qualora sia stato predisposto); se per l’evento non è stato predisposto alcun sito web, stampate allora il Codice di Condotta e consegnatelo ai partecipanti.

Durante l'evento

Assicuratevi che ci sia uno spazio sicuro in cui i partecipanti possono segnalare eventuali violazioni al Codice di Condotta. Fornite informazioni sulle eventuali sanzioni e date seguito alle violazioni.

Certificato di frequenza

Molto tempo prima dell'evento

Preparate uno schema e assegnate gli incarichi a chi dovrà tenere un protocollo o monitorerà il processo di registrazione.

Poco prima dell’evento

Preparate un attestato di partecipazione generico con i loghi dell'organizzatore dell'evento e alcune informazioni sull'evento per poterlo distribuire in formato digitale laddove richiesto.

Durante l'evento

Chiedete ai partecipanti se hanno bisogno di un attestato di partecipazione.

Se è richiesta una scheda firmata, assicuratevi di fare un controllo durante il giorno o chiedete di completarla all'atto dell'iscrizione.

Segnaletica

Molto prima dell'evento

Controllate la sede dell’evento e definite i punti dove posizionare la segnaletica per aiutare i partecipanti a trovare facilmente il locale dove si terrà la formazione.

Immediatamente prima dell'evento

Ideate, stampate e posizionate la segnaletica; fate trovare dei fogli con informazioni utili alla reception

Durante l'evento

Rimuovete la segnaletica dopo l’evento.

Social media e appunti

Molto prima dell'evento

Pianificate le vostre attività sui social media, chiedete a colleghi di altri dipartimenti e/o organizzazioni partner di aiutarvi a condividere le informazioni.

Immediatamente prima dell'evento

Preparate dei documenti annotati (ad esempio, Google Docs o etherpads). Fate annunci sui social media.

Durante l'evento

Chiedete alla vostra platea il consenso ad essere filmati, fotografati e di apparire sui social media. Se si tratta di un pubblico numeroso, potreste considerare la possibilità di distribuire dei contrassegni a coloro che non vogliono essere ripresi.

Assegnate l’incarico di rapporteur e di responsabili dei social media. L’ideale sarebbe di farli alternare molto spesso per evitare cali di attenzione e che rimangano indietro.

Chiusura dell'evento

Sede dell’evento formativo

Assicuratevi di lasciare il locale pulito e ordinato, a meno che gli accordi presi non lo prevedano.

Resoconto finale

Confrontatevi con gli altri formatori/relatori per una valutazione interna dell'andamento dell'evento.

Valutazione

Inviate un questionario post-formazione a tutti i partecipanti (cfr. Valutazione dell'evento di formazione) oppure distribuite un modulo di valutazione durante l’evento per essere sicuri che i partecipanti ve lo consegnino alla fine.

Leggete e contate le domande del modulo di valutazione. Fate una vostra auto-valutazione.

Disseminazione

Postate sul sito web tutto il materiale utilizzato durante l'evento (presentazioni, documenti) qualora non fossero stati resi disponibili prima dell’evento. Assicuratevi di fornire licenze aperte, se possibile, e assicuratevi che i partecipanti non siano identificabili.

Predisponete un rapporto per il vostro finanziatore o istituzione e, se necessario, rendetelo pubblico (es. blog, twitter, sito web).

Lista di controllo

Bibliografia

• Christodolou et al. (2014). How to conduct a successful workshop: The trainee’s perspective (Arab Journal of Urology), 12(1), 12-14. doi.org/10.1016/j.aju.2013.08.004

• Commission on Disability Rights of American Bar Association (2016). Planning Accessible Meetings and Events. A toolkit. PDF

• Pavelin et al. (2014). Ten simple rules for running interactive workshops, PLOS Biology. doi.org/10.1371/journal.pcbi.1003485

• SPARC (n.y.). Diversity, Equity, and Inclusion. Conference Planning Checklist. sparcopen.github.io

• Wilson G. Software Carpentry: lessons learned [version 2; referees: 3 approved]. F1000Research. 2016;3:62. doi.org/10.12688/f1000research.3-6e 2.v2

Fonti di ispirazione

• International Council on Archives (2010). Organising training workshops and seminars: Guidelines for professional association. PDF

• Software Carpentry. Workshop Operations. software-carpentry.org

• Software Carpentry. Teaching and Hosting. Admin Checklist. software-carpentry.org

• Wikihow. Conduct a Workshop. wikihow.com